公证是由公证人证明当事人之间某一种特定的法律行为(如契约)或私权事实的成立或存在，并证明其内容的真实性。认证则是由公证人证明公、私文书的副、译本或复印件与原件相符，或者证明某一特定的，具有法律意义的文书上的签名确实是由当事人本人所签，其内容形式上必须合法。一般而言，对于现在及未来发生的私权事实可以公证或认证；对于过去的私权事实则只能认证。

美国文件拿到美国之外使用，如中国，就需要办理美国公证认证手续。那么，什么情况下需要办理哪种公证或认证呢？以下将详细说明。

美国文件拿到美国之外使用，要看使用的国家或地区是否属于海牙公约成员国，如果属于，则需美国公证人公证，然后州务卿认证，如果不属于，则还需该国驻美国领事馆认证。

  1、公证员公证或律师公证
    如果您需要对美国公司注册文件进行公证，以备日后使用，我们可以在美国，由美国公证人员对该文件进行公证，以确保真实性。
    2、州务卿认证
    为了确保美国公证员的合法性和有效性进行确认，可以通过州政府认证来确保该公证员的合法性和有效性，从而也确保了由他签发的公证书的有效效力。
    3、美国国务院认证
    如果要求认证达到更高的标准，我们可以将文件送交美国联邦政府进行认证。该认证书是由美国国务卿亲自签署的。一般地说，美国公司在中国注册外资代表处或注册外资公司，美国公司的开业证明公证由美国的公证员公证或律师公证，再由美国州政府认证及中国驻当地的领馆认证即可。
    4、领馆或使馆认证
    认证书是由驻美国的使领馆签发的法律文件，认证书是代表国与国之间对相关文件的证明与确认。在完成当地中国使领馆的认证之前，注册文件还需要进行公证。之后，公证文件需在当地郡(County)和州（State）政府分别进行认证。最后，您就可以获得中国大使馆认证书了。

中国驻美国大使馆认证流程
一、申请条件
需认证的文书应符合以下条件：
1、文书已经美国国务院或州务卿（Secretary of the State）认证办公室认证；
2、文书真实、合法，没有明显违反中国法律或可能损害中国国家及社会公共利益的内容。
3、申请认证的文书在两页以上的，应装订成册，不易被拆换。应采用火漆加封或加盖骑缝章或钢印等，以保证文书的完整性。
二、认证程序
1、有关文书在认证前，应当首先由当地公证员（Notary Public）办理公证或由有权机关出具“核证副本”（Certified Copy）；
2、所在州州务卿认证（部分州要求先向County Clerk申请认证，再由州务卿认证）；
3、驻美使馆所在领区还需送美国国务院认证办公室认证；
4、申请人根据美方认证单位所在领区，分别向大使馆或有关总领事馆递交认证申请。